项目

类型

数量（预估）

                                         内容和要求

档案整理

文书、照片、实物、会议

3700件

一、档案整理适用规范、标准

档案整理归档要求执行国家档案局《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015》、《会计档案管理办法》（第79号令）、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则》（试行）、《广西壮族自治区机关照片档案整理质量标准》（试行）、《广西壮族自治区实物档案整理规则》（试行）等。

二、档案整理归档

1.分类

对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。

2.组卷

不同档案类型按其国家档案局相关规范、标准进行组卷。

3.排列和装订

按档案整理规范、标准对每件档案进行排列、拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）。

4.编目

归档文件应在同一类目、同一保管期限下按室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件材料应逐件编目。

5.编制档号

盖档号章，按照档案分类大纲正确加盖档号章、填写档号（含全宗号、年度、件号、保管期限等基本内容）。档号章必须使用印泥在每一“件”归档文件右上角空白处盖印，要求清晰、端正，号码不能错编、漏编、重编。

6.编制检索工具

编制检索工具主要是指编制卷内文件目录和案卷目录。所有目录应为一式两份，一份放在盒内归档文件之前，一份作为检索工具放在盒外，按大类装订成册。案卷目录和卷内文件目录应组合编制成册作为全引目录。

7.填写卷内备考表

备考表要标注卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。

8.填写档案盒项目

填写档案盒封面、盒脊，档案盒各项标识必须要用刻制的字模或阿拉伯号码章蘸红色印泥来盖印，保持档案盒清洁、美观。

9.装盒

将卷内文件材料依照序号从小到大排列好,按“卷内目录—文件材料—备考表”顺序装入盒内。

10.入库上架

按照档案分类方案将档案分门别类、从左到右、从上到下的顺序放入库房内密集架（铁柜）进行避光保存。

11.特殊载体档案的整理

录音、录像档案按《广西壮族自治区录音、录像档案归档整理规则（试行）》（桂档发〔2006〕16号）进行整理，照片档案按《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则（试行）》（桂档发〔2004〕13号）进行整理，实物档案按《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》（桂档发〔2007〕19号）进行整理，电子档案按《电子文件归档与档案管理规范》（GB/T18894 -2016）进行整理。

基建档案

5件

采购档案

50件

项目档案

80件

全宗卷

5卷

会计档案（换盒）

1150盒

数字化加工

档案数字化

73000页

一、适用规范、标准

档案整理归档及数字化服务技术参数及要求执行国家档案局《中华人民共和国行业标准DA/T 31-2017纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》、《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区纸质档案数字化实施项目验收管理暂行办法》、《档案著录规则》（DA/T 18）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《广西壮族自治区保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描实施保密管理的通知》等。

二、工作要求

    1.由成交供应商自带整套设备（扫描设备分辨率在≥300DPI以上）及熟练的操作人员上门进行批量扫描。采购人负责提供扫描场地约30平方米的房间，安排人员进行流程管理、质量检查、技术人员监督、配合协调等工作。成交供应商要自觉遵守采购人的管理规章。所带设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。所有设备必须放置在指定的工作地点。为了档案的安全，项目完成后所有设备必须经采购人检查，才能搬离工作场地。项目完成后成交供应商自行撤离相关人员和设备。

    2.确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
    3.严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T 31-2017）纸质档案数字化技术规范》。
    4.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

    三、扫描质量要求：

    1.档案数字化处理的技术参数及要求按照国家档案局和广西区档案局有关数字化的标准实施。

    2.扫描影像的顺序与纸质档案要保持4个统一性，即案件编号与扫描的案卷一致、卷宗封面信息与卷内容一致、卷内目录页码与卷内页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。若发现有漏扫或扫描不合格的影像要及时反馈给扫描数字化人员更正。

    3.扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，尽可能保持档案的原文原貌。影像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为彩色扫描的不得低于200dpi、黑白扫描的分辨率不得低于300dpi。

    4.数据提交。完成扫描服务后，形成的数据成品有：根据交接清单提交规范编目的成品影像数据2套。档案数字化加工后的全部电子影像、电子目录以及形成的纸质资料所有权属采购人所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

    5.档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

    6.扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

7.档案数字化服务费用单价为A4幅面普通纸张，纸张小于A4幅面的按A4算，A3按2张A4幅面计算，A2按4张A4幅面计算，A1按8张A4幅面计算，A0按16张A4幅面计算,依此类推。

8. 配套图像评测系统：

对数字化完成的成品数据进行质量评测，检测完成后形成评测报告

    四、档案实体扫描数字化加工流程，由成交供应商派专人负责档案数字化处理的流程，包括：领取案卷交接、核对卷内目录和页码、目录著录、拆卷、扫描、图像处理、图像质检、格式转换、数据加载、档案装订、档案归还、数据备份等程序。

    五、数据挂接要求

    1.数字化转换过程中形成的图像数据，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。

    2.将扫描所得的图像文件的命名规范为档号－图像画幅号的格式，存储在使用相应级别档号命名的文件夹内，确保每幅图像文件与对应实体档案页面关联的一致性、唯一性、正确性。

    3.将按规范命名的图像文件与采购人使用的“档案管理系统”中对应的档案条目相关联，以快速的计算机批量处理形式（而不是按逐条条目逐份图像文件手工挂接的形式）将图像文件挂接到采购人使用的档案管理系统中，确保100％的挂接正确率与检索、显示的成功率。

    六、其他要求

    1.档案目录完善录入：对已有的卷内目录应按采购人要求进行修改、校对，确保准确，确保档号与题名的完整。
    2.纸制档案的整理要求：扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准。
    3.纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案。

    4.要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合采购人档案管理系统要求。

    七、数据验收
    1.数据抽检

    （1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据标准的总体质量。

    （2）数据验收时抽检的比率不得低于5%。

    2.验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”，经采购人提出后由成交供应商进行整改，整改后：

    （1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤0‰。

    （2）扫描图像：漏扫率≤0‰。

    （3）图像质量：图像质量情况完好率100%。

    （4）格式封装：图像文件的命名差错率≤0‰。

    （5）著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。

    （6）条目与图像挂接：挂接正确率100%

    （7）档案原始材料：100%不缺失。

    八、验收审核
    1.采购人对成交供应商每一分批数据进行验收。数据验收以抽检方式进行。成交供应商提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回由成交供应商全面自检，采购人的验收记录不向成交供应商公开，待验收通过后，采购人公开验收记录。在退回自检期间，采购人将不再向成交供应商提供加工的档案。

    2.全部档案验收通过后，须填写“服务验收报告单”，须经采购人档案管理部门负责人、档案管理人员审核、签字并加盖公章后方有效。
    3.由于成交人的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由成交人承担。
    4.数据验收合格后，成交人须刻录DVD光盘两份提交给采购人。
    九、数据备份
    1.备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。
    2.备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，采用多套备份。
    3.数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
    4.备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

照片档案

150张

档案级光盘

3张

现场要求

 一、现场工作人员要求

    1.成交供应商必须指派1名负责人，4-5名工作人员在现场上班，并随时与采购人进行情况沟通等，参与本项目工作人员必须提供本人身份证原件备查，复印件加盖成交供应商公章供采购人留存。

    2.负责本项目工作人员必须工作牌出入采购单位工作现场；手机等通讯设备集中保管，工作场所内严禁使用。

    3.本项目工作时间及地点由采购人确定。

4.成交供应商与采购人签订安全保密协议，成交供应商组织工作人员参加上岗前安全保密教育；在档案整理、档案数字化加工过程中，遵守采购人的相关档案管理制度及国家、广西区保密法规。

    5.项目工作人员的培训。由成交供应商负责培训项目工作人员。培训内容包含档案、保密、防火、技术、技能操作等与档案规范管理有关方面知识。

    二、场地安全及保密设备

    1.成交供应商必须保证档案内容与档案载体的安全，严格执行《保密法》、广西壮族自治区档案局和广西壮族自治区保密局 2013 年联合下发的《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》等保密法律法规和保密相关制度，规范开展档案数字化工作。

    2.成交供应商的工作人员不许私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场，本次项目涉及所有计算机硬盘由采购人提供使用，使用完成后移交给采购人。成交供应商的设备进入或离开工作现场必须要经采购人指定信息技术人员进行核查。

    3.成交供应商的工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场；不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；不在私人通信中涉及秘密；不在电话、公共场所和家属、子女、亲友面前谈论有关档案秘密；未经采购人同意不得带人进行扫描场地参观或学习。

    4.成交供应商在工作中必须与采购人做好档案的安全交接，并做好整个项目流程各个环节工作的详细登记，完工后全部移交给采购人。成交供应商严格执行数字化工作规定。

    5.成交供应商要严格按照国家档案局、保密局、广西区档案局、广西区保密局的有关规定，开展档案整理、档案数字化各项工作。

售后服务及其它要求表  

提交服务成果时间及地点

一、合同签订期：自成交通知书发出之日起7个工作日内。

二、提交服务成果时间：自签订合同后60个工作日内完成。

三、提交服务成果地点：广西区内南宁市（采购人指定的地点）。

售后服务要求

1.质量保证期1年（自提交服务成果并验收合格之日起计）。

2.处理问题响应时间：接到采购人处理问题通知后 8小时内到达采购人指定现场。

3.签订合同5个工作日内将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

4.质保期满后需提供5×8小时技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件多种方式技术支持服务。全方位响应需求。

付款方式

项目实施完毕验收合格后十五个工作日内一次性付95%的合同款，质量保证期满1年后支付剩余5%的合同款。成交供应商自收到货款之日起三个工作日内开具增值税专用发票给采购人。

验收要求

按采购需求进行验收

其他要求

1.报价必须含以下部分，包括：

（1）服务的价格；

（2）必要的保险费用和各项税金；

（3）运输、装卸、安装、调试、培训、技术支持、售后服务费用。

（4）工作人员的差旅费、住宿费、伙食费。

2.供应商必须具备国家秘密载体印制乙级（含乙级）以上资质（资质类型：涉密档案数字化加工），如属广西区外注册的供应商，具备国家秘密载体印制乙级资质的单位还应在广西壮族自治区保密行政管理部门备案；具有质量管理体系认证（认证范围：档案数字化加工服务）。

3.供应商要根据项目的采购需求，在响应文件中提供项目服务方案（包括但不限于实施方案、保密方案、售后服务等内容），服务业绩成果的证明材料（包括项目合同和验收报告），若有与本项目相关的荣誉证书等证明材料请提供。

4.整理及数字化费用按最终数量及响应文件单价结算;如有未知工作内容双方协商确定结算标准。

序号

评分因素

计算公式

1

报    价

价格分=(评标基准价／报价金额)×20

综合得分

序号

评分因素

总分值

评分标准

2

技术能力

50

主要包括：对本项目服务内容的理解程度；质量保证措施、数据加工流程的针对性与可操作性；实物档案安全保障措施、保密措施是否详尽；项目实施周期；项目实施人员及设备配置。

3

售后服务

15

售后服务方案是否合理；售后期时间；服务响应速度。

4

资质条件

15

相关资质证书；自主知识产权档案管理软件；近期完成同类项目的相关证明材料及成果。

最终得分=报价得分+综合得分（技术能力+售后服务+资质条件）