广西国宏国经投资有限公司档案整理服务公开询价公告

广西国宏国经投资有限公司（下称公司）拟通过公开询比价的方式，选聘档案管理服务机构，就公司及下属企业2023年度及少量历年档案进行整理并数字化加工，并配合将历年已整理完毕的档案资料迁移至公司新建立的档案管理系统中，现公开征集具有相关资质条件的档案管理服务机构。

一、项目名称

广西国宏国经投资有限公司档案整理服务项目。

二、经费预算

广西国宏国经投资有限公司本次档案整理服务费报价上限价为4.8万元。

三、应选人参加本次采购活动应具备下列资格条件

1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定；

2.国内注册（指按国家有关规定要求注册的），生产或经营本次采购服务，并在人员、设备、资金、专业技术能力等方面具有相应的能力，且具备独立法人资格的供应商；

3.供应商必须具备国家秘密载体印制资质乙级（含乙级）以上资质；如属广西区外注册的投标人，具备国家秘密载体印制乙级资质的单位还应在广西壮族自治区保密行政管理部门备案（资质类别：涉密档案数字化加工）；具有质量管理体系认证（认证范围：档案整理服务，档案数字化加工服务）;

4.不属于或未列入在“信用中国”网站、中国政府采购网等渠道列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商。

四、采购需求

说明：打‘★’及表述为“须”或“必须”的条款均为实质性要求或条件，供应商必须作出满足或者优于该要求和条件的承诺，否则响应文件无效。

（一）需求明细表

（二）档案整理要求

档案整理归档要求执行国家档案局《中华人民共和国档案法》《档案著录规则》（DA/T 18-1999）《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015》《会计档案管理办法》（第79号令）《广西壮族自治区机关照片档案整理规则》（试行）《广西壮族自治区机关照片档案整理质量标准》（试行）《广西壮族自治区实物档案整理规则》（试行）等。

1.分类。对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。

2.组卷。不同档案类型按其相关标准进行组卷。

3.排列和装订。按档案整理要求对每件档案进行排列、拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）。

4.编目。归档文件应在同一类目、同一保管期限下按室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件材料应逐件编目。

5.编制档号。盖档号章，按照档案分类大纲正确加盖档号章、填写档号（含全宗号、年度、件号、保管期限等基本内容）。档号章必须使用印泥在每一“件”归档文件右上角空白处盖印，要求清晰、端正，号码不能错编、漏编、重编。

6.编制检索工具。编制检索工具主要是指编制卷内文件目录和案卷目录。所有目录应为一式两份，一份放在盒内归档文件之前，一份作为检索工具放在盒外，按大类装订成册。案卷目录和卷内文件目录应组合编制成册作为全引目录。

7.填写卷内备考表。备考表要标注卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。

8.填写档案盒项目。填写档案盒封面、盒脊，档案盒各项标识必须要用刻制的字模或阿拉伯号码章蘸红色印泥来盖印，保持档案盒清洁、美观。

9.装盒。将卷内文件材料依照序号从小到大排列好,按“卷内目录—文件材料—备考表”顺序装入盒内。

10.入库上架。按照档案分类方案将档案分门别类、从左到右、从上到下的顺序放入库房内密集架（铁柜）进行避光保存。

11.特殊载体档案的整理。录音、录像档案按《广西壮族自治区录音、录像档案归档整理规则（试行）》（桂档发〔2006〕16号）进行整理，照片档案按《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则（试行）》（桂档发〔2004〕13号）进行整理，实物档案按《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》（桂档发〔2007〕19号）进行整理，电子档案按《电子文件归档与档案管理规范》（GB/T18894 -2016）进行整理。

（二）数字化加工要求

档案整理归档及数字化服务技术参数及要求执行国家档案局《中华人民共和国行业标准DA/T 31-2017纸质档案数字化技术规范》《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》《广西壮族自治区纸质档案数字化实施项目验收管理暂行办法》《档案著录规则》（DA/T 18）《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）《广西壮族自治区保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描实施保密管理的通知》等。

1.工作要求：

（1）由成交供应商自带整套设备（扫描设备分辨率在≥300DPI以上）及熟练的操作人员上门进行批量扫描。采购人负责提供扫描场地约30平方米的房间，安排人员进行流程管理、质量检查、技术人员监督、配合协调等工作。成交供应商要自觉遵守采购人的管理规章。所带设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。所有设备必须放置在指定的工作地点。为了档案的安全，项目完成后所有设备必须经采购人检查，才能搬离工作场地。项目完成后成交供应商自行撤离相关人员和设备。

（2）确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

（3）严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T 31-2017）纸质档案数字化技术规范》。

（4）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

2.扫描质量要求：

（1）档案数字化处理的技术参数及要求按照国家档案局和广西区档案局有关数字化的标准实施。

（2）扫描影像的顺序与纸质档案要保持4个统一性，即案件编号与扫描的案卷一致、卷宗封面信息与卷内容一致、卷内目录页码与卷内页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。若发现有漏扫或扫描不合格的影像要及时反馈给扫描数字化人员更正。

（3）扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，尽可能保持档案的原文原貌。影像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为彩色扫描的不得低于200dpi、黑白扫描的分辨率不得低于300dpi。

（4）数据提交。完成扫描服务后，形成的数据成品有：根据交接清单提交规范编目的成品影像数据2套。档案数字化加工后的全部电子影像、电子目录以及形成的纸质资料所有权属招标单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

（5）档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

（6）扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

（7）档案数字化服务费用单价为A4幅面普通纸张，纸张小于A4幅面的按A4算，A3按2张A4幅面计算，A2按4张A4幅面计算，A1按8张A4幅面计算，A0按16张A4幅面计算,依此类推。

（8）配套图像评测系统：对数字化完成的成品数据进行质量评测，检测完成后形成评测报告

3.档案实体扫描数字化加工流程：

由成交供应商派专人负责档案数字化处理的流程，包括：领取案卷交接、核对卷内目录和页码、目录著录、拆卷、扫描、图像处理、图像质检、格式转换、数据加载、档案装订、档案归还、数据备份等程序。

4.数据挂接要求：

（1）数字化转换过程中形成的图像数据，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。

（2）将扫描所得的图像文件的命名规范为档号－图像画幅号的格式，存储在使用相应级别档号命名的文件夹内，确保每幅图像文件与对应实体档案页面关联的一致性、唯一性、正确性。

★（3）将按规范命名的图像文件与采购人使用的“档案管理系统”中对应的档案条目相关联，以快速的计算机批量处理形式（而不是按逐条条目逐份图像文件手工挂接的形式）将图像文件挂接到采购人使用的档案管理系统中，确保100％的挂接正确率与检索、显示的成功率。

5.其他要求：

（1）档案目录完善录入：对已有的卷内目录应按采购人要求进行修改、校对，确保准确，确保档号与题名的完整。

（2）纸制档案的整理要求：扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准。

（3）纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案。

★（4）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符。

五、评分主要项目

备注：评分基准价为有效报价中的最低报价，评分报价为各报价单位的有效报价。

六、响应文件提交方式、时间及开选时间

（一）响应文件提交方式

1.本次公开询比接收邮寄和现场递交的响应文件。

2.应选人的响应文件应自行密封后加盖应选人公章于响应文件递交截止时间前递交至我公司（若为邮寄的，以我公司实际收到响应文件为邮寄有效），截止时间以后送达的响应文件将不予接收。若为邮寄的，请应选人自行判断邮寄所需时间，因延期到达造成的法律后果由应选人自行承担。

邮寄地址：南宁市青秀区凤翔路19号信达大厦8楼

收件人：梁先生

联系电话：18577922879

（二）响应文件递交起止时间

2024年5月31日至2024年6月4日。

（三）评选时间

根据实际情况安排。

（四）其他要求

1.报价应为包干价，包含本体服务、必要的保险费用、税费、运输、物料及耗材、装卸、安装、调试、培训、技术支持、售后服务等相关费用。

★2.供应商必须具备国家秘密载体印制（涉密档案数字化加工）乙级（含乙级）以上资质，如属广西区外注册的投标人，具备国家秘密载体印制乙级资质的单位还应在广西壮族自治区保密行政管理部门备案；具有质量管理体系认证（认证范围：档案整理服务，档案数字化加工服务）。

3.供应商可根据项目要求，在竞标文件中提供项目服务方案（包括但不限于实施方案、保密方案、售后服务等内容），若有与本项目相关的荣誉证书、业绩等证明材料请提供。

4.如有未知工作内容由双方协商确定。

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广西国宏国经投资有限公司    

2024年5月31日